Onde realizar uma reunião de trabalho

Onde realizar uma reunião de trabalho?

Janeiro 15, 2018

Sair do escritório e utilizar espaços distintos para realizar reuniões de trabalho, apresentações de produtos e celebrar eventos, permite às empresas promover a criatividade da sua equipa e chamar a atenção dos seus clientes.

Por exemplo, mais de 7.000 assentos do estádio do Atlético de Madrid (Wanda Metropolitano) está ocupado por empresas. Em concreto, o clube pôs à disposição das marcas o espaço Neptuno Premium, 11.000 metros quadrados de salas individuais que as companhias podem utilizar durante os 365 dias pagando um valor anual a partir dos 50.000 euros por ano.

Com esta tipo de iniciativas, os camarotes dos estádios deixam de ser um lugar no que as empresas só cumprem certos compromissos para se converter noutro lugar de trabalho. Assim, antes de uma reunião do comité de direção, pode-se personalizar o interior de uma destas salas misturando imagens que representam momentos difíceis do clube com outras sobre os seus êxitos.

Ainda que ocupar uma sala do Metropolitano é demasiado caro para a maioria das empresas, isto serve de inspiração para procurar lugares originais com que surpreender empregados e clientes. O objetivo principal consiste em preparar um ambiente para conectar com emoções e ideias que surgem no âmbito profissional.

Para que um evento tenha êxito, deve seguir os seguintes passos:

1. Sentido comum

Antes de escolher um espaço, é preciso definir os objetivos. Deve-se planificar ao pormenor, desde a decoração até à lista de convidados. Se a reunião é com os directores da empresa e o assunto é traçar uma nova estratégia de comunicação, convém que o lugar seja um sítio que fomente a criatividade. Apostar na luz natural, um tipo de vestimenta informal e, inclusivamente, tirar os telemóveis aos convidados antes de entrarem na reunião (para que se esqueçam do mundo exterior), permite que surjam ideias inovadoras. Existem também questões logísticas importantes: suficientes vagas de estacionamento ou até o tipo de comida que se vai servir. A chave é ter coerência.

2. Assiduidade ou timing

Convocar demasiadas reuniões pode provocar a perda de atenção e interesse por parte dos nossos empregados ou clientes. Se o responsável de uma empresa conta com uma base de dados com cem clientes, tem duas possibilidades: convidar todos para um jantar ou selecionar pequenos grupos de dez ou quinze pessoas e reunir-se com eles. A desvantagem da primeira opção é que será complicado cumprimentar todos os convidados e dedicar-lhes o tempo que requerem. Com a segunda alternativa o trato é mais personalizado, o que se torna numa arma que garante o êxito.

3. Os espaços não são todos válidos

Tudo depende do tipo de evento que se pretende criar e o que se procura transmitir com esse ato. É importante valorizar os distintos cenários:

4. Ambientes naturais

Os espaços abertos, naturais (com luz do dia) e onde predomina o silêncio são uma óptima opção para realizar cursos de formação. Assim, os assistentes estão mais relaxados e receptivos a novos conhecimentos.

5. Recintos desportivos

São lugares onde cada fim de semana a equipa local (da sua província ou distrito) defende o seu escudo ante os rivais. Este contexto competitivo é uma excelente opção para celebrar conselhos de administração, já que se reforçam valores como a superação e o compromisso.

6. Espaços culturais

Os museus, as bibliotecas e os centros históricos das cidades são verdadeiros centros de criatividade. São lugares onde as apresentações de produto ante clientes ou fornecedores ficam bem.

7. Escritórios

Em muitas ocasiões, as pequenas e médias empresas carecem de orçamentos para alugar espaços inovadores. Neste sentido, uma opção barata e eficaz para surpreender e motivar os empregados é re-decorar o escritório ou o local de trabalho onde estão a diariamente.

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